Gestão e Planejamento

Prontuário Carioca
de saúde mental

Confira o resumo executivo do projeto:

Resumo Executivo

O desafio de integrar a Rede de Atenção Psicossocial

A criação do Prontuário Carioca da Saúde Mental (PCSM) nasce de um contexto de fortalecimento da Rede de Atenção Psicossocial (RAPS) do município do Rio de Janeiro. Com uma rede extensa e diversificada, composta por 33 Centros de Atenção Psicossocial (CAPS), ambulatórios, unidades de emergência e equipes intersetoriais, o município já possuía uma trajetória consolidada de cuidado territorial e comunitário.

À medida que a rede se tornava mais complexa, surgiu a necessidade de integrar informações e garantir que o percurso de cada usuário(a) fosse acompanhado de forma contínua pelos diferentes pontos de cuidado. Entretanto, alguns fatores prejudicavam esse objetivo:

Os registros eram feitos em formato físico e local; 
As informações raramente circulavam entre unidades e gestores; 
Cada serviço mantinha seu próprio prontuário, dificultando uma visão integrada do cuidado.

Essa realidade representava uma etapa natural de amadurecimento da política municipal, que trouxe um desafio estratégico: aprimorar a gestão da informação para qualificar o cuidado. Além disso, a fragmentação também ampliava desigualdades, visto que populações negras, periféricas e de baixa renda tinham menos acesso a tratamentos continuados, o que evidenciava a urgência de um sistema público capaz de integrar dados e garantir equidade no cuidado.

No cenário anterior ao PCSM, havia:

33 CAPS, ambulatórios e emergências com informações fragmentadas; 
6 a 8 meses de força-tarefa com cerca de 10 profissionais para consolidar dados de uma única unidade; 
Equipes administrativas em tempo integral dedicadas à digitação manual de registros e faturamento;
 Mais de 800 usuários(as) cadastrados(as) por serviço, impossibilitando o acompanhamento histórico;
 Acesso inexistente ao histórico clínico fora do horário de funcionamento;

O processo vigente atendia às exigências administrativas, mas apresentava limitações importantes:

Não permitia o acompanhamento ágil da trajetória dos(as) usuários(as); 
Limitava a análise de padrões e a compreensão do perfil da população atendida; 
Tornava lenta a consolidação de informações e a geração de indicadores; 
Comprometia o planejamento e a avaliação das políticas públicas; 
Comprometia a consistência dos dados e dificultava  a prestação de contas aos órgãos de controle  e à sociedade.

Diante disso, a informatização foi vista como o passo natural para fortalecer o cuidado, a gestão e a valorização do trabalho das equipes e do próprio SUS municipal. Os dados deixaram de ser apenas uma obrigação burocrática e um método de controle
para se tornarem ferramentas de decisão e de
aprimoramento do cuidado.

Com o sistema eletrônico, 
tornou-se possível:

Relacionar informações sobre sofrimento psíquico, vulnerabilidades sociais e desigualdades territoriais; 
Planejar políticas baseadas em evidências e demandas reais do território com maior precisão; 
Acompanhar o cuidado de forma integrada entre unidades e equipes; 
Reduzir duplicidades no atendimento;
Tornar visível o esforço cotidiano dos profissionais que sustentam o cuidado psicossocial.

O contexto político e institucional da época reforçou essa oportunidade. Com restrições para ampliar estruturas físicas, a gestão municipal decidiu consolidar processos existentes e investir em integração e eficiência, desenvolvendo, com a Empresa Municipal de Informática (IplanRio), uma solução pública que garantisse autonomia tecnológica, segurança da informação e sustentabilidade do sistema  no longo prazo.

Como o Prontuário Carioca da Saúde Mental ganhou forma, escala e maturidade

2018-2019

Mapeamento do trabalho e desenho inicial

Reuniões técnicas para traduzir o cuidado em rotinas e campos de registro.
Definição das informações essenciais para acompanhamento longitudinal de usuários(as).
Criação do cadastro básico (pessoa, serviço e profissional).
Escolha estratégica por um sistema único via web, acessível a toda a rede.
Consolidação da base conceitual antes do
desenvolvimento do software.

Aprendizado: primeiro inicia-se o processo, depois o software. A base é a simplicidade.

2020

Concepção e primeiros pilotos

Parceria formal entre a Superintendência de Saúde Mental e o IplanRio.
Desenvolvimento do sistema com equipe pública reduzida.
Cadastro mínimo definido, com CPF como chave unificadora.
Testes em duas unidades piloto: CAPSi da Ilha (100% digital) e CAPS Manuel de Barros.

Dica: iniciar sem perder a facilidade do registro e preservar a segurança das informações desde o começo.

2021

Expansão progressiva e ajuste fino

Equipe incorporada à IplanRio, garantindo infraestrutura pública permanente para hospedagem e manutenção do sistema.
Ampliação do uso para mais unidades de CAPS.
Treinamentos presenciais e formação de multiplicadores(as) locais.
Ajustes rápidos com base nas devolutivas das equipes.
Transição para a adoção definitiva do sistema nas unidades até abandonarem os prontuários físicos.

Desafio: alinhar classificações e rotinas de registro entre equipes diferentes para gerar informação consistente.

2022

Integração com a rede e fortalecimento do cuidado

Automatização do faturamento, reduzindo a tarefa para uma hora.
Integração entre CAPS e emergência passa a garantir continuidade do cuidado em crises.
Criação do módulo intersetorial com Assistência Social para atender pessoas em situação de rua.
Relatórios e busca ativa passam a orientar decisões clínicas e de gestão.

Espírito Público: a integração e o compartilhamento de informações reduzem descontinuidades no cuidado.

2023

Cobertura total e padronização de rotinas

Prontuário ativo nos 33 CAPS, 10 ambulatórios e na emergência do Instituto Philippe Pinel.
Desenvolvimento do módulo de internação (implantado em 2025).
Padronização de registros e relatórios para planejamento e prestação de contas.

Desafio: manter a qualidade dos dados à medida que o volume cresce e novas unidades entram no sistema.

2024

Consolidação e reconhecimento

O projeto vence o Prêmio Espírito Público 2024 em Gestão e Planejamento.
A rede utiliza relatórios para mapear padrões territoriais e necessidades formativas.
Início do desenvolvimento de Business Intelligence (BI) para análises avançadas.
Formação permanente e novos ciclos de treinamento.

Aprendizado: informação estruturada qualifica o cuidado e também a formação  em serviço, gerando agenda de educação permanente.

2025

Maturidade de uso e gestão pelo dado

Profissionais utilizam o prontuário para revisão de Projeto Terapêutico Singular (PTS), acompanhamento de indicadores de seguimento e organização de agendas de busca ativa.
Direções e referências técnicas utilizam relatórios para supervisionar práticas, distribuir esforços e apoiar decisões clínicas e territoriais.
O sistema permanece dinâmico, com incrementos pontuais a partir de solicitações das unidades.

Desafio: aprofundar o uso analítico sem aumentar a carga de registro.

INFORMAÇÃO QUE CUIDA 

O prontuário eletrônico que integrou a saúde mental no SUS do Rio de Janeiro  

O Prontuário Carioca da Saúde Mental (PCSM) é o primeiro sistema eletrônico público e especializado  em saúde mental do SUS. Criado em 2020 pela Superintendência de Saúde Mental e pela IplanRio, integra informações clínicas, sociais e territoriais de toda a rede em uma única plataforma segura, desenvolvida e mantida por servidores(as) municipais.

COMO O SISTEMA FUNCIONA

Atendimento Clínico

Registra acolhimentos, crises e PTS,
consolidando o percurso de cada usuário(a).

Emergência

Conecta CAPS e Instituto Philippe Pinel, com acesso ao histórico em crises, evitando internações desnecessárias.

Intersetorial

Registra atendimentos em abrigos municipais de pessoas em situação de rua.

Deambulatórios

Acompanha atendimentos itinerantes
junto à Atenção Primária.

Gestão e Planejamento

Consolida relatórios e painéis para
monitoramento e planejamento da rede.

Resultados do Prontuário Carioca da Saúde Mental

Em quatro anos de implantação, o Prontuário Carioca da Saúde Mental (PCSM) se consolidou como uma infraestrutura essencial da política de saúde mental do Rio de Janeiro — integrando toda a rede municipal e transformando a gestão da informação em ferramenta de cuidado, planejamento e equidade.

100% da RAPS integrada ao sistema. 
Rede formada por 37 CAPS, 10 ambulatórios e emergência do Instituto Philippe Pinel.
 Mais de 94 mil prontuários e mais de 800 usuários(as) de serviços de grande porte.
Saúde e Assistência Social trabalhando conjuntamente no cuidado de pessoas em situação de rua por meio do módulo intersetorial.
Equipes administrativas liberadas de digitação manual para atuar como qualificadoras de dados.
Acesso remoto 24h ao histórico clínico em situações de emergência.
Diminuição do tempo entre atendimento e decisão clínica.
Redução da perda de informações.
Desenvolvimento público por servidores(as) municipais.
Primeiro prontuário eletrônico público especializado em saúde mental no Brasil.

Por que o Prontuário Carioca de Saúde Mental representa o Espírito Público?

Tecnologia pública que conecta e protege:

Desenvolvido integralmente por servidores públicos, o PCSMl dispensou licenças privadas, garantindo autonomia tecnológica, segurança da informação e governança sobre dados sensíveis. Hospedado em ambiente web, pode ser acessado de qualquer lugar, inclusive em campo, permitindo o registro em tempo real e preservando o histórico do cuidado. Esse histórico é unificado pelo CPF, identificador único que eliminou cadastros duplicados e assegurou o reconhecimento do usuário em toda a rede.

Gestão orientada por evidências e cultura de dados:

Implantação do prontuário transformou a gestão  e a prática do cuidado ao consolidar uma cultura  de dados no SUS. Relatórios e painéis passaram  a subsidiar decisões clínicas, capacitações, planejamento territorial e prestação de contas. Ferramentas como a busca ativa, que identifica usuários sem atendimento há mais de 30 dias,  e os painéis de vulnerabilidade, com dados sobre moradia, renda, trabalho e vínculos, orientam decisões e ações intersetoriais. O registro deixou  de ser burocrático para se tornar parte do cuidado: preencher o sistema significa produzir memória, proteger direitos e qualificar a prática, reafirmando que não existe dado frio.

Atendimento sistêmico  e visão integrada  do cuidado:

A ampliação das funcionalidades consolidou o prontuário como ferramenta que integra níveis e políticas públicas. A conexão CAPS–emergência permite acesso imediato ao histórico do usuário, reduzindo internações e qualificando intervenções em crises. O módulo intersetorial aproxima saúde mental e assistência social, garantindo acompanhamento de pessoas em situação de rua, enquanto os deambulatórios registram a atuação itinerante das equipes, fortalecendo o cuidado no território. Relatórios para o sistema de Justiça viabilizam respostas rápidas e fundamentadas a defensorias, promotorias e juizados, ampliando transparência e proteção aos usuários.

Desenvolvimento colaborativo e multiplicadores(as) locais:

O sistema foi construído de forma colaborativa, com base em demandas reais dos CAPS e ambulatórios. Um canal permanente entre a IplanRio, a Superintendência e as unidades garantiu escuta contínua e devolutivas ágeis, transformando sugestões em melhorias constantes. Em cada serviço, profissionais atuam como pontos focais, apoiando colegas e intermediando a comunicação com a gestão — estratégia que distribui o aprendizado e fortalece a apropriação do sistema pela rede.

Fatores determinantes para o sucesso do programa

1. Liderança política e técnica comprometidas:

O projeto foi impulsionado por uma combinação rara de lideranças complementares. A gestão da saúde mental garantiu patrocínio político e institucional, defendendo o prontuário dentro da Secretaria e assegurando estabilidade para seu desenvolvimento. Ao mesmo tempo, a coordenação técnica conduziu o processo de forma próxima às equipes, traduzindo fluxos assistenciais em linguagem de sistema. Essa integração entre visão política e conhecimento técnico criou um ambiente de confiança e continuidade, permitindo que o projeto evoluísse mesmo com recursos limitados.

2. Parceria estratégica com a IplanRio:

A parceria entre a Superintendência de Saúde Mental e a IplanRio foi determinante para a viabilidade técnica e a sustentabilidade do projeto. A empresa pública municipal de informática ofereceu infraestrutura, equipe de desenvolvimento e hospedagem do sistema em data center próprio, garantindo autonomia tecnológica e segurança da informação. Essa cooperação permanente, com reuniões semanais, ciclos curtos de desenvolvimento e comunicação direta, assegurou a evolução contínua do prontuário, sem dependência de fornecedores externos.

3. Co-construção com servidores(as) da rede:

O prontuário foi construído a partir da escuta ativa das equipes e da observação direta das rotinas de trabalho nos CAPS, ambulatórios e emergências. Cada campo, tela e relatório nasceu de demandas reais dos profissionais, que passaram a ver suas sugestões incorporadas rapidamente ao sistema. Essa devolutiva constante criou confiança, engajamento e senso de autoria, transformando o prontuário em um instrumento coletivo de aprimoramento do cuidado e da gestão.

4. Restrição orçamentária como
janela de oportunidade:

O contexto político e fiscal do período impediu a ampliação da rede, mas abriu espaço para reorganizar fluxos e fortalecer processos internos. Diante da impossibilidade de expandir estruturas físicas, a gestão direcionou esforços para integrar serviços, qualificar registros e aprimorar a gestão da informação. Essa decisão transformou uma limitação estrutural em oportunidade de modernização institucional, permitindo à rede amadurecer e consolidar práticas mais eficientes e colaborativas.

PASSO 1

Planejamento e Diagnóstico

Mapeie processos existentes: levante como as informações são registradas hoje, quem as utiliza  e onde estão os pontos de falha ou retrabalho.
Coleta de dados estruturada: reúna evidências administrativas (quantidade de prontuários físicos, tempo de resposta, duplicidade de registros, perda de histórico etc.).
Diagnóstico participativo: envolva profissionais de diferentes funções (gestores e técnicos administrativos) para entender demandas  e limitações.
Benchmarking: estude experiências similares, tanto em outras áreas do SUS quanto em redes municipais ou estaduais com sistemas já digitalizados.
Construa um cronograma conjunto com base no calendário escolar e na capacidade da equipe.

PASSO 3

Governança, segurança e suporte

Formalize papéis: registre, em ato administrativo,  as responsabilidades de cada área (saúde mental, TI, gestão de dados).
Defina fluxos de atualização: estabeleça calendário de versões, revisões e mecanismos de priorização de demandas.
Implemente controle de acessos: garanta níveis diferenciados de permissão conforme perfil profissional — psicólogos(as), médicos(as), técnicos(as) administrativos(as).
Preveja suporte técnico permanente: treinamento contínuo e atendimento remoto ajudam a consolidar o uso diário.

PASSO 2

Construção Colaborativa

Mapeie o “chão de fábrica”: observe o cotidiano dos serviços para que o sistema traduza os fluxos reais de atendimento.
Oficinas de cocriação: reúna profissionais da saúde mental, equipe de TI e gestores para definir o que precisa ser registrado, como e por quê.
Proximidade técnica: mantenha desenvolvedores(as) e pessoas usuárias em contato direto, sem camadas burocráticas intermediárias.
Iteração contínua: lance versões incrementais e corrija a partir do uso real.

PASSO 4

Formação e adesão das equipes

Capacite de forma prática: treinamentos presenciais e on-line devem partir de situações reais, simulando registros e consultas.
Identifique multiplicadores(as): profissionais que dominam o sistema e podem formar novos(as) colegas.
Acompanhe o uso: monitore relatórios de registro, identifique padrões de uso e ofereça suporte personalizado.
Reforce o propósito: comunique o impacto do prontuário no cuidado e na segurança do paciente.

PASSO 5

Monitoramento, avaliação e melhoria contínua

Avalie indicadores operacionais: número de acessos, tempo médio de preenchimento, completude dos dados.
Acompanhe o impacto assistencial: reduções de internações, continuidade do cuidado e respostas em crise.
Colete feedback regularmente: ouça equipes e pessoas usuárias e registre sugestões.
Atualize com agilidade: transforme demandas em melhorias no decorrer de ciclos curtos (quinzenais ou mensais).

A experiência carioca mostra que  é possível transformar a gestão em  saúde mental a partir de alguns princípios-chave:

Relacionar informações sobre sofrimento psíquico, vulnerabilidades sociais e desigualdades territoriais; 
Planejar políticas baseadas em evidências e demandas reais do território com maior precisão; 
Acompanhar o cuidado de forma integrada entre unidades e equipes; 
Reduzir duplicidades no atendimento;
Tornar visível o esforço cotidiano dos profissionais que sustentam o cuidado psicossocial.

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